Wie aus einem internen
Werkzeug Pipelineo wurde.
Kein Pitch-Deck.
Kein Investor.
Kein „Wir disrupten jetzt den Markt".
Sondern ein System, das ich für meine eigene unternehmerische Arbeit gebaut habe — und das sich im Alltag bewährt hat.
15 Jahre Unternehmertum — fast ohne aktive Akquise.
Über viele Jahre liefen meine Unternehmen fast ausschließlich über Empfehlungen, Netzwerk und persönliche Kontakte.
Ich habe mehrere Marken aufgebaut, Projekte realisiert und Kooperationen geschlossen — ohne systematischen Vertrieb. Empfehlungen waren stark genug.
Doch in den letzten Jahren hat sich etwas verändert: Budgets wurden vorsichtiger. Entscheidungen dauerten länger. Empfehlungen kamen nicht mehr automatisch.
Empfehlung ist wertvoll — aber nicht planbar.
Akquise musste planbar werden.
Mir wurde klar: Wenn ich weiterhin wachsen und neue Kooperationen aufbauen will, brauche ich eine strukturierte Form der Kontaktaufnahme.
Nicht aggressiv
Nicht anonym
Nicht ausgelagert
Also begann ich, mir ein eigenes System zu bauen.
Von Scraping-Skripten zu qualifizierten Listen.
Am Anfang stand kein fertiges CRM — sondern ein sehr pragmatischer Ansatz.
Ich wollte Unternehmen gezielt nach Ort und Branche sammeln. Also schrieb ich Skripte, die öffentliche Unternehmensverzeichnisse auslesen konnten.
Ich prüfte automatisiert, ob E-Mail-Adressen existieren oder Websites erreichbar sind. Erst danach wurden Datensätze übernommen und manuell qualifiziert.
Es entstand eine wachsende Anzahl an CSV- und Excel-Listen. Sauber recherchiert. Aber strukturell noch unverbunden.
Unternehmen sammeln
Branche, Region, Zielgruppe.
Daten validieren
Nur erreichbare Kontakte übernehmen.
Ansprechpartner recherchieren
Personalisierung statt „Sehr geehrte Damen und Herren".
Listen aufbauen
CSV. Excel. Viel Struktur – aber kein System.
Die Daten waren gut. Aber sie arbeiteten noch nicht für mich.
Listen anschreiben. Manuell. Und sehr bewusst.
Mit der Zeit lagen hunderte qualifizierte Kontakte vor mir. Und dann kam die eigentliche Arbeit: sie anzuschreiben.
Ich schrieb jede Mail selbst. Passte die Anrede an. Überlegte mir Formulierungen. Suchte nach einer Struktur, die ich wiederverwenden konnte – ohne beliebig zu wirken.
Das Einfachste war es, Unternehmen nach Branche oder Region zu gruppieren. Denn gerade in der Akquise spielt geografische Relevanz oft eine größere Rolle, als man denkt.
Also entstanden erste Vorlagen. Keine Massenmails – sondern Muster, die ich anpassen konnte. Trotzdem war klar: Das kostet Zeit. Und Energie.
Und dann kam die entscheidende Frage.
Warum gibt es kein System, das Vorlagen verwaltet, Anreden dynamisch einsetzt und Kontakte durch klar definierte Phasen führt?
Vorlagen
Zentral pflegen, sauber versionieren – statt Copy & Paste über zig Listen.
Anrede-Logik
Dynamisch je Empfänger – ohne dass die Mail nach Automatisierung aussieht.
Phasen
„Noch nicht kontaktiert“ → „kontaktiert“ → „Follow-up“ → „im Austausch“ – klar und sichtbar.
Nicht jeder Kontakt ist im gleichen Stadium. Also darf auch nicht jede Nachricht gleich sein.
Aus Aufwand wurde ein Workflow.
Ab diesem Punkt ging es nicht mehr darum, mehr Daten zu sammeln – sondern darum, aus den Daten einen sauberen Prozess zu machen.
Pipelines
Kontakte laufen durch Stages – sichtbar, nachvollziehbar, priorisierbar.
Vorlagen je Stage
„Erstes Hallo“ ist eine andere Nachricht als ein Follow-up nach 14 oder 30 Tagen.
Echter Versand
Keine externe Infrastruktur – der Versand läuft über meine echten Mail-Accounts.
Entscheidend war dabei die Logik: Inhalte sind nicht „global“, sondern kontextabhängig. Was ich schreibe, hängt davon ab, wo der Kontakt gerade steht.
So wurde aus dem Datenwulst ein System, das mich täglich entlastet — ohne unpersönlich zu werden.
Keine externe Versand-Infrastruktur. Keine anonyme Absenderstruktur.
6 Monate und 1.000 Kontakte später.
Über die Zeit habe ich rund 1.000 Unternehmen kontaktiert.
Die Rückmeldungen waren durchweg respektvoll. Viele beschrieben die Ansprache als authentisch und sympathisch — nicht als Spam.
Mit einer Antwortrate von rund 10 % entstanden regelmäßig Gespräche, Kooperationen und neue Impulse.
Noch wichtiger als Abschlüsse war für mich etwas anderes: Ich verstand immer besser, wie ich kommunizieren möchte — und mit wem.
Gute Akquise ist ein Lernprozess.
Weil andere genau das gleiche Problem hatten.
Mit der Zeit sprachen mich immer mehr Unternehmer darauf an, wie ich meine Akquise strukturiere.
Viele wollten:
- Kein aggressives Setup. Nicht „laut“, nicht pushy, nicht peinlich.
- Keine Lead-Agentur. Keine Auslagerung der Beziehung.
- Keine Massenmails. Keine 10.000-Mails-Kampagne.
Also entschied ich mich, das System nicht nur intern zu nutzen — sondern zugänglich zu machen.
Weiterentwicklung
aus der Praxis.
Pipelineo wird kontinuierlich weiterentwickelt — basierend auf echter Nutzung.
Neue Funktionen entstehen aus konkreten Anforderungen. Verbesserungen aus echten Gesprächen. Und Feedback fließt direkt in die Weiterentwicklung ein.
Gebaut von einem Unternehmer — für Unternehmer.